Telekommunikation für jede Unternehmensgröße

Mit der Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an die Kommunikation – sowohl nach innen als auch nach außen. Kunden erwarten bei jedem Anruf prompte Hilfe. Vernetzte Teams müssen sich in Echtzeit austauschen können. Und selbst von unterwegs oder aus dem Homeoffice muss die Interaktion mit Kollegen, Lieferanten und potenziellen Käufern reibungslos funktionieren. Für Unternehmen gehören entsprechende Kommunikationsprozesse zu den grundlegenden Erfolgsfaktoren für ihr Business – und zwar unabhängig von der Mitarbeiterzahl oder der Firmengröße. Die Ausbreitung des Covid-19-Virus und die daraus resultierenden Einschränkungen und Lockdowns zeigen überdeutlich, wie wichtig flexible Kommunikationsstrategien gerade für kleine und mittlere Betriebe auch in außergewöhnlichen Situationen sind. Eine moderne TK-Lösung bildet die Basis für schnelle und professionelle Kommunikation auf allen Kanälen.

Von der klassischen Telefonanlage …

Anrufe annehmen, halten, weiterleiten. Zwischen mehreren Verbindungen makeln, eine Warteschleife einrichten oder bei belegter Leitung anklopfen: Klassische Telekommunikations(TK)-Anlagen können eingehende Anrufe managen, sind dabei aber relativ starr. Zudem wurden Ende 2020 alle analogen und ISDN-Anschlüsse abgestellt. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ergibt sich daraus die Chance, auf digitale Lösungen umzustellen und die vielfältigen Mehrwerte vernetzter Kommunikation für ihren Geschäftserfolg zu nutzen.

… zur softwaregestützten Kommunikation

Digitale Kommunikation kommt heutzutage ganz ohne einen herkömmlichen Telefonanschluss aus. Es bedarf lediglich einer Internetverbindung, um die vielfältigen Services einer IP- oder Cloud-TK-Anlage nutzen zu können. So steuern Unternehmen beispielsweise nicht nur alle Telefongespräche mit ihrem TK-System, sondern auch mobile Endgeräte und Faxe. Und zwar vollkommen unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort.

Das gesamte System lässt sich über ein benutzerfreundliches webbasiertes Interface steuern: Egal ob Abwesenheitshinweise, Weiterleitungen oder Ringrufe – alle Einstellungen sind mit wenigen Mausklicks geändert. Das gilt auch für das Hinzufügen neuer Mitarbeiter oder für das Arbeiten aus dem Homeoffice.

Diese intuitive Bedienung entlastet die IT-Abteilung und setzt so wertvolle Ressourcen frei. Das gilt umso mehr, als virtuelle TK-Anlagen nicht mehr vor Ort im Serverraum verwaltet werden müssen, sondern von einem externen Rechenzentrum aus gesteuert werden können. So sparen Unternehmen bares Geld, weil beispielsweise Stromkosten für die Serverkühlung komplett entfallen. Gleichzeitig steigen Verfügbarkeit und Performance auf der einen und die Sicherheit auf der anderen Seite. Schließlich gehören diese Aspekte zum Kerngeschäft der externen Dienstleister.

Unified Messaging: Alle Nachrichten auf einen Blick

Doch beim Telefonieren hören die Funktionen moderner TK-Lösungen noch lange nicht auf. Vielmehr gilt es heute, Anrufe in eine einheitliche Kommunikationsstrategie zu integrieren. So lassen sich mittels Unified Messaging (UM) alle ein- und ausgehenden Nachrichten vereinheitlichen: Sprachmitteilungen werden vertextlicht, Scans oder Faxe per OCR-Erkennung in Schrift umgewandelt und zusammen mit allen anderen Nachrichten zentral abgelegt. Auf diese Weise ist der Zugriff flexibel möglich, zum Beispiel auch mobil oder im Homeoffice. Keine wichtige Information bleibt mehr ungesehen auf dem Anrufbeantworter oder im E-Mail-Postfach liegen.

Maximale Vernetzung dank Unified Communications

Noch einen Schritt weiter geht Unified Communications (UC). Damit wird Echtzeitkommunikation in einer einheitlichen Arbeitsumgebung realisiert. Das bedeutet: Über ein zentrales Interface sieht jeder Mitarbeiter, welche Kollegen gerade online sind und über welches Medium man sie am besten erreichen kann. Auf diese Weise lässt sich insbesondere das Arbeiten in verteilten Teams oder an verteilten Standorten deutlich besser und effizienter organisieren. Das schließt insbesondere auch das Arbeiten aus dem Homeoffice mit ein.

Es ist anzunehmen, dass sich die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie auf die Zeit nach der Krise auswirken und ein Umdenken stattfinden wird – weg von der Präsenzkultur hin zu mehr Flexibilität bei der Wahl des Abeitsplatzs bzw. -ortes.

Damit die Zusammenarbeit mit Kollegen und die Interaktion mit Kunden sowie externen Partnern dennoch reibungslos funktionieren, brauchen Unternehmen neben Kommunikations- auch innovative Kollaborationstools. Dafür lassen sich UC-Lösungen um ein weiteres „C“ ergänzen: Unified Communications & Collaboration (UCC). Entsprechende Features erlauben unter anderem

• die Organisation und Durchführung von Online-Meetings und Video-Konferenzen in HD-Qualität,
• das Desktop- bzw. Screen-Sharing,
• das gemeinsame Arbeiten an zentral gespeicherten Dokumenten und
• die Einbindung der gesamten Unternehmens-IT, um wichtige Kundendaten etc. bedarfsgerecht nutzen zu können.

Unified Communications and Collaboration ist damit ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Digital Workplace und ein erfolgskritischer Baustein im Rahmen der digitalen Transformation.

Professionelle Kommunikation mit modernen All-in-One-Lösungen

Kommunikationslösungen müssen einerseits maßgeschneidert sein, dürfen andererseits aber gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen das Budget nicht übermäßig belasten. E-KOMM begleitet Sie als erfahrener Dienstleister zur intelligenten Telekommunikationslösung: Von der Bedarfsanalyse über die technische Installation bis hin zur Mitarbeiterschulung stehen wir unseren Kunden in jeder Phase der Implementierung mit Rat und Tat zur Seite und unterstützen auch darüber hinaus mit unseren Services.

E-KOMM IT & Kommunikation kann bei der Umsetzung entsprechender Digitalisierungsvorhaben auf einen riesigen Erfahrungsschatz zurückgreifen: Das Unternehmen hat bereits fast 3 000 TK-Projekte betreut und stellt mit seiner Dienstleistung auch in der andauernden Corona-Krise weiterhin die Verfügbarkeit kritischer Infrastrukturen sicher.